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Politique de confidentialité

Les Résidences Blackburn (désignée par "nous" et "notre") souhaite vous informer sur la manière dont nous traitons les informations personnelles collectées lors de votre visite sur notre site Web, accessible à l'adresse residencesblackburn.com. Cette politique de confidentialité détaille la collecte, l'utilisation, la divulgation et le traitement des informations personnelles que vous nous fournissez.

Notre politique

GROUPE G. BLACKBURN (9034-9353 Québec inc.)

 

Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

*Approuvée par le conseil d'administration

Si conseil d’administration présent dans votre résidence

 

 

Avant-propos

 

La présente politique traite de la gestion et de la protection des informations jugées confidentielles à l'intérieur de la résidence. Elle traite notamment des renseignements concernant ses résident(e)s, membres du personnel et ses bénévoles impliqués.

Elle s'applique aux relations entre toutes personnes, qu'elles soient administratrices, membres du personnel, bénévoles, résident(e)s et leur proches, collaborateurs ainsi qu'à toutes les autres personnes travaillant dans l'immeuble de larésidence.

Elle poursuit les objectifs suivants :

 

  • Assurer le respect de la vie privée des personnes et la sécurité des informations personnelles détenues par la résidence autant physiquement qu'électroniquement;

    • Se doter de balises concernant les échanges d'informations tant à l'intérieur qu'à l'extérieur des locaux de la résidence.

Contexte

 

L'article 60 du règlement sur la certification des résidence s privées pour aînés exige, que GROUPE BLACKBURN (9034-9353 Québec inc.) doit : ‘’prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels qu'il détient dans le dossier des résidents, des membres du personnel et de toute personne responsable d'assurer la surveillance dans la résidence". Dans ce contexte, nous révisons la politique de confidentialité et deprotection des renseignements personnels dans l'objectif de se maintenir à jour et de protéger la vie privée et l’intégrité de toute personne en lien avec son organisation.

 

Définitions

 

Renseignements personnels : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l'identif ier.

Confidentialité: Le fait de limiter ou d'interdire à d'autres personnes l'accès à des informations privées obtenues dans l'exercice de ses fonctions.

 

Engagements:

 

Nous nous engageons à respecter les principes de :

 

Consentement- Recueillir vos informations personnelles seulement si vous lui en donnez la permission via une fiche de consentement.

Responsabilité - Assumer la responsabilité de la trajectoire des informations que vous lui remettez et s'engage à les traiter par des méthode s qui en protégeront la confidentialité.

Transparence - Agir en toute transparence dans la gestion de vos renseignements personnels en vous informant de sa politique, en vous faisant signer une fiche de consentement et en s'engageant à vous aviser dans le cas où un incident de confidentialité venait à survenir.

Concrètement

 

Nous nous engageons à :

 

  • Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignement s obtenus;

  • Mettre en place des mécanismes afin de protéger les informations confidentielles;

 

  • Assurer le traitement confidentiel des plaintes;

 

  • Recueillir seulement les données nécessaires ou utiles;

  • Appliquer la politique de confidentialité dans le respect de ces valeurs.

 

 

 

Normes de discrétion

 

Toute personne qui, au sein de la résidence, a des échanges qui ne sont pas liés à l’exercice de leurs fonctions doit agir avec discrétion. De ce fait, elle doit :

 

  • Respecter la vie privée des personnes;

  • Ne pas divulguer l'information confidentielle obtenue au sein de l'organisme;

 

  • Savoir garder les informations sensibles des personnes qui se confient;

 

  • Agir selon les valeurs de l'organisme.

 

 

Normes de confidentialité

 

Toute personne à l'intérieur de la résidence qui obtient des informations confidentielles dans l'exercice de ses fonctions, est tenuede respecter la confidentialité de ces informations.

Exception est faite dans certains cas, où il est essentiel que les intervenant(e)s puissent échanger certaines informations pour une meilleure intervention. Dans ce cas, les personnes concernées doivent aussi garder la confidentialité des informationséchangées.

 

Nous nous engageons à maintenir un registre des incidents de confidentialité* (celui- ci est intégré au registre des incidents-accidents de la résidence) et prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

 

  • un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisée par la loi d'un renseignement personnel, de même qu'à la perte d'un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection. (Exemple; Un membre du personnel consulte un renseignement personnel sans autorisation; Un membre du personnel communique des renseignements personnels au mauvais destinataire; L'organisation est victime d' une cyberattaque : hameçonnage, rançongiciel, e tc.)

 

 

 

Normes d'échange d'information, tenue de dossier et mesures de sécurité

 

 

Échanges d'informations à l'extérieur de la résidence

 

Le conseil d'administration, la direction, les bénévoles et les employé(e)s ne doivent pas discuter de dossiers, de personnes ou de décisions propres à notre résidence, avec des personnes extérieures ou non concernées.

Si cela est impossible, s'assurer de ne pas identifier la personne concernée et d'échanger dans un lieu propice à la confidentialité.

Si tel est le cas, s'assurer que les conversations téléphoniques traitant d'informations confidentielles ne soient pas entendues par d'autres personnes.

 

Échanges d'informations au sein de la résidence

 

Nous nous engageons à :

 

  • Limiter les échanges d'informations aux intervenant(e)s lors de réunion d'équipe et à les faire dans un endroit sécurisé(ex. : bureau à porte fermée);

  • Éviter de discuter des dossiers, des personnes ou des décisions en dehors de ces moments. Si cela est impossible, s'assurer de ne pas identifier la personne concernée et échanger dans un lieu propice à la confidentialité;

    • S'assurer    que    les    conversations    téléphoniques traitant d'informations confidentielles ne soient pas entendues par d'autres personnes.

 

 

Règles à respecter concernant la tenue de dossier

 

Nous nous engageons à :

 

  • N'inscrire au dossier que des informations vraies, pertinentes et nécessaires;

  • Éviter de noter des commentaires personnels, des réflexions ou perceptions et s'en tenir aux faits rapportés par la personne concernée ou observée par l'intervenant(e) lui-même.

 

Mesures de sécurité pour limiter l'accès à l'information

 

Bureaux

 

  • Fermer les portes des bureaux à l'heure du dîner, en fin de journée ou en cas d'absence - si contient des informationsconfidentielles;

  • Nul n'est autorisé à entrer dans le bureau d'un autre en son absence et sans son autorisation;

    • Conserver les dossiers fermés en un lieu sûr dans le respect des normes de la résidence.

Classeurs

 

  • Sécuriser les classeurs contenant les dossiers des membres et des employé(e)s ainsi que ceux contenant des renseignements personnels, en dehors des heures de bureau ou en l'absence de leurs responsables.

Ordinateurs et autres

 

  • Verrouiller les écrans d'ordinateur à l'heure du dîner ou en cas d'absence;

  • Changer le mot de passe (serveur, ordinateur, boîte vocale ou autre) au besoin;

  • Veiller à sécuriser le système informatique;

  • Veiller à sécuriser le site web;

    • Veiller au plan de contingence : signaler les incidents de confidentialité à la commission d'accès à l'information duQuébec.

 

 

Procédures de conservation et de destruction des dossiers confidentiels

 

La résidence tient à respecter le droit à la désindexation des personnes qui sont liées de près ou de loin à son instance. De ce fait, toute personne qui en fait la demande peut s'acquérir du droit à l'oubli et voir toutes ses informations personnelles effacées du système informatique et physique de notre organisation.

 

L'article 60 du règlement sur la certification des résidences pour personnes aînées décrit comme les durées de conservation des renseignements personnels suivant :

-Le dossier des résidents: 5 ans après son départ de la RPA ou son décès;

 

-Le dossier d'un membre du personnel et de toute personne chargée d'assurer la surveillance dans la RPA: 5 ans après que la personne a quitté la RPA.

 

 

Pour ce faire, nous nous engageons à :

 

  • Identifier une date   de péremption (durée de conservation) d'informations personnelles qui s' avéreraient inutiles dansle temps;

  • S'assurer que les dossier s fermés sont déchiquetés par un membre de l'équipe de travail ou du conseil d'administrationà la fin de la période de conservat ion;

    • Détruire tout autre document confidentiel de la même manière. *

 

*Exemple : Nous conservons nos fichiers clients pendant 5 ans après le retrait du client de nos centres. Les registres financiers sont conservés pendant sept ans. Les dossiers des employé(e)s sont conservés pendant 5 ans après la cessation d'emploi. Nous détruisons les fichiers papiercontenant des informations personnelles par déchiquetage. Nous détruisons les informations électroniques en les supprimant, et lorsque le matériel estmis au rebut, nous nous assurons que le disque dur est formaté pour effacer toutes les informations qu'il contient.

 

 

Droits des personnes

 

 

Portabilité- Toute personne dont des renseignements personnels sont détenus par nous est en droit de demander de lesconsulter dans un délai raisonnable et ce, dans un format usuel.

 

 

Désindexation - Toute personne qui en fait la demande peut s'acquérir du droit à l'oubli et voir toutes ses informations personnelles effacées du système informatique et physique de la résidence.

 

 

 

Modalités d'application

 

La direction ou la coordination est responsable de la mise en œuvre et de l'application de la politique de confidentialité.

Les administrateurs/administratrices, la direction/coordination, les employé(e)s et les bénévoles doivent remplir, dès l'entrée en vigueur de cette politique, un formulaire d'engagement à respecter celle-ci.

En cas de non-respect de la politique de confidentialité par la direction ou la coordination, c'est le conseil d'administration qui doitintervenir.

Si un administrateur, un employé ou un bénévole a divulgué une information confidentielle, l'autorité compétente lui impose une sanction conforme aux politiques et règlements de la résidence. La sanction peut aller de la réprimande à l'exclusion.

 

 

Processus de plainte

 

Nous nous engageons à nommer une personne responsable pour toute question relative à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels. Le nom de cette personne sera affiché sur le site web de l'organisme. Toute plainte pourra êtreacheminée

à cette personne* et sera traitée selon la procédure prévue à cet effet.

 Toute demande d'accès à l’information ou demande de rectification doit donc être transmise à l'adresse suivante :

au nom de Mme Karine Blackburn du Groupe G. Blackburn inc

709 boulevard St-Joseph

Roberval, Qc, G8H 2L3

418-275-1050

gblackburn@residencesblackburn.com

 

Entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le premier septembre 2024 suite à son adoption par le Conseil d'administration. Elle pourra être modifiée au moment opportun après analyse. La modification doit respecter les valeur s et les règlements de notre résidence.

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La personne responsable de la protection des renseignements personnels aux Résidences Blackburn  est Nathalie Blackburn, administratrice. Vous pouvez la joindre au 418-805-8059 ou à l’adresse nath_black@msn.com

©2022 par Les Résidences Blackburn.

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